Как оценить эффективность управления изменениями

Управление изменениями – это управление человеческой стороной изменений.

Другими словами, сотрудник начал использовать в своей работе новый для себя инструмент. Здесь есть два ключевых понятия: «новый инструмент» и «начал использовать».

Вот именно на это и посмотреть.

Методы оценки эффективности управления изменениями

Существует несколько способов, например:

  • Оценить параметры изменений по реестру изменений,
  • Оценить уровень вовлечённости сотрудников в проект изменений,
  • Пойти и посмотреть, что изменилось в работе персонала

Остановлю своё внимание на самом простом – посмотреть своими глазами.

Пример

из практики

Визуально зафиксировать, как было

Когда я приехал на проект, в подразделении логистики уже запустили новый для этой организации инструмент – визуальный центр управления (ВЦУ).

Это доска, на которой фиксируются ключевые показатели работы подразделения: план, факт, отклонение от плана и самое важное – причина отклонения.

Приехал я в конце месяца и смог оценить ВЦУ на полноту заполнения, регулярность заполнения и простоту восприятия информации. Я много видел таких центров, ничего не предвещало беды! Но!

Начался месяц, а никто не обновил информацию. Так, думаю, посмотрим… Прошла неделя, а ничего не менялось. А это уже яркий маркер. Я посмотрел своими глазами и на инструмент, и на его использование. ВЦУ есть, использования нет. Значит, изменение не произошло. Пошёл разбираться, по какой причине вдруг все забили.

Накопив за неделю уже понимание процессов, я пошёл разговаривать с руководителями и ответственными, чтоб выяснить, какие существуют препятствия для работы с ВЦУ.

Я выделил топ-3 препятствия к внедрению инструмента

Я выделил топ три препятствия:

  • «Я не понимаю/путаюсь, как и что заполнять»
  • «У нас одни и те же причины отклонений – смысл их переписывать по 10 раз»
  • «Я не понимаю, зачем мы вносим эту информацию, если она никуда не используется, наша жизнь не меняется»

Что ж, с препятствиями понятно. Что делать?

Задачи в работе с персоналом

Все три причины – это ключ к работе с сотрудниками. Из них вытекает три задачи:

  • Упростить форму для сотрудников, чтоб она была интуитивно им понятна. Усложнить можно всегда. Первый шаг в изменениях – научиться делать простые повторяющиеся действия, довести их до автоматизма.
  • Если есть причины отклонений, которые часто повторяются, то можно их сразу сгруппировать и только делать отметки в бланке, какая причина появилась и сколько раз.Опять же простота в действиях.

Сравните:
написать причину в отдельном бланке (написать предложение) и указать, сколько раз возникла такая причина за смену (написать число)

Что проще?

  • Объяснить и показать на примере, как работать со статистикой отклонений. Ведь работа с причинами – это и есть путь к улучшениям.

Ок! Задачи понятны, поеееехали!

Перезапуск инструмента и наблюдение

При участии сотрудников и руководителя обновили визуальный центр управления – сделали его максимально простым.

Самое важное – при упрощении спросили у бригадиров: «Вам как удобно заполнять? Вам на что важно обращать внимание?». Запрос обратной связи на этапе внедрения – это вообще путь к принятию новых подходов.

Запустили в середине июня, начали тестировать. Первые пару-тройку дней не получалось аккуратно заполнять все таблички и показатели.

Второй круг сбора обратной связи: «Что можно сделать иначе?». Что-то исправили, что-то вообще убрали.

Самостоятельная работа сотрудников

Под присмотром инструмент начал работать. Критический момент – это моё возвращение в Москву на неделю. Как это будет работать, если не стоять над душой?

Помните, что такое культура? Культура – это то, как человек себя ведёт, когда его никто не видит!

Поведение – это проявление ценностных установок. В нашем случае: поведение сотрудников соответствует целевому даже тогда, когда нет внешнего контроля и надсмотра.

Вернулся – и всё работает! Визуальный центр заполнен более, чем на 95% – это высокий показатель.

Причины высокочастотных (систематических) отклонений заполнены все, обсуждаются на оперативном совещании, Прочие причины отклонений – периодически, и это зона для развития.

Выводы по методу "пойти и посмотреть, что изменилось"

  • Чтобы оценить эффективность управления изменениями необходимо посмотреть на то, как действуют люди. Сравнить их поведение с целевым. Если поведение соответствует целевому – изменение произошло.
  • Менять поведение лучше простыми понятными шагами – использовать сначала простые инструменты и простые действия, которые легко освоить. Только потом постепенно усложнять.
  • Главное – слушать сотрудников, учитывать их мнение при разработке инструментов, подходов, стандартов и процедур. Вовлекая их в процесс создания, вы делаете их сообщниками и соратниками, разделяете с ними ответственность за процесс и результат. А запрос обратной связи от персонала всегда повышает личную значимость каждого сотрудника.

Интересно узнать больше о сопровождении проектов изменений?

Сопровождение проектов
Наставничество при изменениях

Сомневаетесь с выбором формата?

Я помогу с выбором!

Под каждую Вашу ситуацию или запрос я подберу максимально эффективный формат работы, который будет учитывать бюджет, время и целевой результат.

Мы можем встретиться онлайн для обсуждения ситуации. Это бесплатно и ни к чему Вас не обязывает.

Ваш отзыв

Ваш адрес email не будет опубликован.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.