Ошибки подготовки и проведения стратегической сессии
Топ-10 самых распространённых ошибок
Ошибка №1. Отсутствие четкой цели и повестки на сессию.
Другими словами, проведение сессии ради самой сессии, а не ради получения результата. Или даже проведение сессии – только потому что это модно.
Пример из практики
У меня как-то была история. Обратился клиент с запросом на проведение стратсессии.
Я спрашиваю: «Какую проблему вы сейчас решаете и какой результат хотите получить?» А в ответ: «Да, у нас нет проблем, нужно провести сессию, обсудить стратегию, придумайте нам какие-то игрушки для командообразованию…»
Что могу сказать. «Водка и селёдка» – это отличное мероприятие даже в корпоративном формате, только это не про результат стратегической сессии.
Пример из практики
Запрос клиента: «Иван, нам нужна стратсессия, чтобы разработать бизнес-план».
– Какой результат хотите получить?
– Ээээ… Стратегию продаж!
– А конкретно?…
Мы потратили довольно много времени на обсуждение результата сессии и только тогда, когда образ результат появился, только тогда перешли к деталям договора.
Я не вижу смысла проводить стратегическую сессию, если финальный результат клиентом не определён – это трата денег, времени – и вообще мне такое не интересно!
Когда вы задумались о проведении стратсессии, важно:
- Сформулировать себе образ результата, что конкретно вы как компания или команда хотите получить на выходе. Например, сформулировать и оцифровать цели на 1-2-3 года и 3 приоритетных проекта развития компании, которые и обеспечат выполнения этих целей. При чем проекты с ответственными и сроками.
- Все участники должны понимать цели, задачи и регламент стратсессии и по возможности одинаково их понимать
Ошибка №2. Неправильный выбор участников
В сессии не участвуют ключевые фигуры, которые отвечают за принятие решений, или, наоборот, присутствуют люди, которые ни на что не влияют или не обладают необходимой экспертизой.
В таком случае результат стратсессии будет несогласован, так как не все руководители приняли решение, а значит не высказали своё мнение и не способствовали достижению цели сессии.
Как результат, итоги сессии придётся “продавать” отсутствующим и не факт, что это удастся. К тому же, если речь идёт о распределение ответственности за результат выполнения стратегии, то невозможно отоварить этой ответственностью тех, кого не было.
Вы скажете, что по приказу можно. Поверьте, это не полетит. Как-то всё равно сопротивляться будут.
Пример из практики
Была у меня история, когда на сессии присутствовали только члены совета директоров. При подготовке к сессии, мне казалось, что это идеальный состав. А оказалось, что в совет директоров не входят несколько критичных функций для компании: финансы, управление персоналом, операционная эффективность.
Как итог, на сессии просто не хватило данных и экспертизы для принятия решения о том, как будут достигаться цели компании, поставленные мажоритарным акционером. Пришлось проводить ещё один раунд.
Важно обратить внимание на:
- Собирать на сессию тех сотрудников компании и руководителей, которые могут принимать решения и брать на себя ответственность
- Тех, кто обладает информацией о деятельности предприятия, чтобы картина была максимально полной. Если не хватит информации, то решения с высокой долей вероятности будут приняты неверные, которые приведут к убытку.
- Согласовать даты проведения сессии таким образом, чтобы это был максимальный приоритет и присутствовали все.
Ошибка №3. Недостаточная подготовка
Участники не ознакомлены с необходимой информацией о сессии: о целях и задачах, и о регламенте. Участники не подготовились заранее или плохо подготовились.
Пример из практики
У меня была история, когда участники подготовились и вроде всё шло окей. Но на этапе презентации своих отделов посыпались. Обсуждаем сильные и слабые стороны компанию по направлению “Персонал” и ответственный за это направление сотрудник выдает: Наши сильные стороны, что мы команда, у нас высокая вовлечённость и приятная атмосфера в компании.
А посыпались на простых вопросах: Что я спросил?
– А что такое команда?
– А как я могу понять, что у вас команда, а у конкурента не команда?
– А какой уровень вовлеченность в компании по подразделениям, а у конкурентов?
– А бенчмарк по отрасли?
– А как вы измерили уровень приятности атмосферы в компании? Ну… и так далее
Все формулировки типа “мы хорошие” – это разговоры в пользу бедных. Всё должно быть сравнимо с отраслью и конкурентами.
Чем всё закончилось? Что-то доделывали в течение сессии, что-то ночью перед вторым днём. Сессию провели, результат сделали. Но ценой героического подвига. Не надо так!
Важно обращать внимание:
- К сессии готовиться всем участникам. Подготовка к стратегической сессии – это половина успеха
- Вся информация должна быть проверена 10 раз перед сессией и она должна быть фактична. Помним – чем полнее информация, тем точнее принятое решение
- На подготовку нужно закладывать время, не менее 2х недель и точно – это не та работа, которую можно быстро сделать на коленке перед стартом сессии.
Ошибка №4. Проводить сессию без отрыва от производства
То есть проводить мероприятие в рабочее время на территории предприятия.
Это точно будет негативно влиять на фокус внимания, участники будут отвлекаться на текущие задачи и операционку, и сессия может не состояться вообще.
Пример из практики
Из недавнего. Это была рабочая сессия командообразования с руководителями высшего звена. На первой половине сессии отсутствовал руководитель производства.
После обеда, когда он уже вернулся, он не смог участвовать в обсуждении бизнес-игры и был полностью вырван из контекста, и не понимал, как и почему группа пришла к тем или иным выводам.
Другой ключевой сотрудник ушел после обеда, что не позволило группе отрефлексировать некоторые моменты бизнес-игры. Так как неэтично обсуждать поведение члена группы в бизнес-игре, когда он отсутствует.
Отличной практикой является проведение сессий за пределами предприятия – на выезде, желательно в местах, где нет возможности вернуться домой в межсессионные дни, а лучше вообще без доступа к сотовой связи.
Почему важно проводить сессию за пределами территории компании:
- Во-первых, новая обстановка создаёт другую “нерабочую” атмосферу, что позволяет как будто скинуть себя рабочие задачи
- Во-вторых, позволяет максимально сфокусировать своё внимание за задачах сессии
- И третье, часто между днями сессии необходимо проделать ещё дополнительную работу, а это возможно, когда сотрудники находятся на одной территории в замкнутом пространстве.
Поэтому загородный дом отдыха – отличный вариант для стратегических сессий.
Ошибка №5. Низкий приоритет стратегической сессии среди других задач
То есть стратегическая сессия преподносится как ещё какое-то мероприятие по командообразованию или тренинг. Иногда у участников складывается ощущение, что задача не важная, её можно игнорировать или относиться что-то типа “авось пронесёт”
В итоге страдает подготовка у некоторых участников: типа “как-то презентую свой отдел, я ж и так всё знаю”
Или страдает явка, когда участник рассуждает из категории “авось и без меня разберутся”
Пример из практики
Была у меня история, когда дату сессии согласовали более, чем за месяц. И вот, я пребываю к клиенту и узнаю, что кто-то уехал в командировку, кто-то решил уйти в отпуск, а кто-то из руководителей решил отправить вместо себя на сессию своего зама.
Сессия не состоялась. Пришлось переносить на другой месяц. Потому что смысла собираться в таком составе нет – отсутствуют ключевые участники. Всё равно пришлось бы повторять.
Важно:
- Обозначить всем заинтересованным лицам и участникам максимальный приоритет стратегической сессии: проговорить это на совещаниях, в личных коммуникациях
- Обязательно заранее согласовать со всеми время и место проведения, а также сроки подготовки, чтобы участники могли корректно планировать своё время
- Провести индивидуальную беседу с участниками о важности мероприятия для компании и каждого из них, особый акцент сделать на коммуникации с теми, кто высказывают скепсис по поводу проведения сессии. Профилактика сопротивления важна и тут.
Ошибка №6. Формализм в проведении сессии
Как это бывает. Собрались провести сессию, все выступили с докладами, предложили решения, все поддержали решения, подписали протоколы и разошлись.
Такое бывает, когда в компании на самом деле нет потребности в стратегической сессии, и она проводится для галочки,
Но чаще всего, это происходит, когда участники не заинтересованы в результатах сессии: не хотят брать ответственность за принятые решения, потому что придётся что-то делать по-другому, чему-то учиться – а это изменения.
Руководители тоже не небожители и тоже могут сопротивляться ещё как, что, конечно, не может не бесить собственника бизнеса.
В общем, если подойти к сессии формально, это будет мертворожденная стратегия.
В своей практике я с такими ситуациями не сталкивался, я задаю такую структуру сессии, чтоб минимизировать эти риски. А если кто-то всё-таки решил зарутинить сессию, то можно всегда подкинуть какой-то неприятный вопрос для дискуссии.
Вот коллеги говорят, что такие сессии похожи на партийные собрания.
“Обсуждается вопрос такой-то. Прошу проголосовать. Единогласно. Следующий вопрос на повестке” И так далее
Поэтому важно
- Понимать, какую проблему решает стратегическая сессия в компании. Смотрим ошибку номер один
- Донести всем участникам заранее и ещё раз на сессии, что стратегическая сессия – это как раз место для дискуссии. Где необходимо обсудить максимум вариантов, чтобы принять взвешенное решение
- Задавать нескучную структуру.
Конечно, стратсессия – это важное и серьёзное мероприятие. Но если она будет состоять из деловых игр, упражнений с метафорами, из мозговых штурмов, панельных дискуссий и так далее – это позволит поддерживать динамику группы, поможет участникам раскрыть свой потенциал в разных форматах взаимодействия. В конце концов, сведёт к минимуму их желание свалить.
Ошибка №7. Отсутствие конкретики
Если результатом сессии хотите получить цели на 1-2-3 года, то цели должны быть сформулированы конкретно.
- Не “продать больше”, а «увеличить продажи в 2 раза в денежном эквиваленте»
- Не “улучшить качество”, а «сократить претензии по качеству со стороны потребителя на 20%»
- Не “придумать что-то новое”, а конкретно «разработать новый продукт, который соответствует таким-то критериям»
Аналогично про формулировки ключевых действий:
- «Мы будем лучше работать, мы освоим новые регионы» – это тож разговоры в пользу бедных.
Поэтому важно конкретизировать
- все цели, задачи и ключевые шаги
- везде должна быть возможность измерить результат: что делаем, когда делаем, какой результат хотим получить, как поймём, что получили результат
- что сделаем, если будут отклонения от плана
Ошибка №8. Отсутствие фиксации результатов и ответственности
Что имеется в виду: цели обсудили, записали, декомпозировали цель на задачи, сформулировали ожидаемые результаты и участники взяли на себя ответственность за эти результаты.
Так бывает не всегда.
Пример из практики
Как то мне один сео рассказывал, как они проводили сессию по маркетинговой стратегии. Люди творческие. Получилось очень, говорит, круто. Дискуссии, крутые идеи. Больше дня работали. И вся команда разошлась довольная.
Через месяц, собираются обсудить промежуточные результаты… А их просто нет. Все всё обсудили, никто ничего не сделал, потому что подумал, что авось сделает кто-то другой. Это жиза!
Поэтому важно
- Фиксировать все результаты сессии, даже те, которые не принимаются как основное решение.
- По каждому пункту должно быть согласованное решение всеми участниками. Даже если кто-то из участников не согласен, он принимает решение команды и следует ему
- У каждой задачи, проекта – есть ответственный. Этот ответственный знает, какой результат, какими ресурсами он должен принести всей команде и в какие сроки
И это всё важно записать. Можно просто маркером на флипчарте. Главное, чтоб к этому можно было вернуться и свериться.
Ошибка №9. Несоблюдение тайминга
Неэффективное использование времени, затягивание обсуждений, отступление от намеченной повестки дня, что приводит к усталости участников и потере фокуса и недостижению целей сессии.
Эта ошибка чаще всего связана с ошибкой номер десять.
Ошибка №10. Отсутствие модератора
Модератор – это человек, который руководит и направляет работу группы людей в процессе стратегического планирования.
Функции модератора сессии:
- 〈1〉Управляет временем.
Обеспечивает своевременность проведения сессии и достижения поставленных целей.
- 〈2〉Управление групповой динамикой.
Создаёт комфортную атмосферу, стимулирует активное участия всех участников, предотвращает доминирование отдельных лиц.
- 〈3〉Фокусирует на теме.
Поддерживает фокус внимания группы на стратегических вопросах, предотвращает отход от темы.
- 〈4〉Фиксирует результаты.
Записывает все высказанные идеи, организует и структурирует информацию.
- 〈5〉Управляет конфликтами.
Разрешает споры между участниками, направляет группу на поиск компромисса и/или консенсуса.
- 〈6〉Поддерживает позитивный настрой.
Стимулирует креативное мышление, поддерживает энтузиазм и мотивацию участников.
- 〈7〉Формулирует выводы сессии и сверяется с группой.
Обобщает результаты сессии, оформляет конкретные предложения и решения.
- Модератор – это в первую очередь роль.
Эту роль может выполнять любой член команды или руководитель, но при этом он не сможет участвовать в сессии, так как модератор – это всегда фигура нейтральная и не заинтересованная.
Именно поэтому чаще всего для подготовки и проведения стратегических сессий приглашают внешнего специалиста, который обладает всеми компетенциями фасилитации и командного коучинга и сможет провести группу к результату, оставаясь при этом фактичным, нейтральным по отношению к участникам группы и идеям, которые они высказали.
Подробнее о том, что такое стратегическая сессия и в каких случаях её необходимо проводить
Вместо заключения
Резюмирую, на что стоит обращать внимание при подготовке и проведении стратегической сессии:
- Четко определите цель и повестку дня сессии.
- Сформируйте команду из ключевых специалистов и экспертов.
- Проведите предварительную подготовку, предоставив участникам необходимую информацию
- объясните важность мероприятия.
- Назначьте модератора, который будет управлять процессом дискуссии.
- Соблюдайте тайминг и используйте эффективные методы работы.
- Поощряйте командный дух и создание атмосферы доверия.
- Применяйте современные инструменты и методики для повышения вовлеченности.
- Фиксируйте принятые решения и дальнейшие шаги.
- Запрашивайте регулярную обратную связь для оценки эффективности сессии.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете провести эффективную стратегическую сессию, которая позволит вашей организации достичь поставленных целей.
Ко мне тоже можно обратиться, если планируете стратсессию. Я помогу
Сомневаетесь с выбором формата?
Я помогу с выбором!
Под каждую Вашу ситуацию или запрос я подберу максимально эффективный формат работы, который будет учитывать бюджет, время и целевой результат.
Мы можем встретиться онлайн для обсуждения ситуации. Это бесплатно и ни к чему Вас не обязывает.