Как повысить эффективность персонала
Эффективность сотрудника – это отношение добавленной стоимости товаров и услуг, которые сотрудник производит, к затраченному им времени и ресурсов, а также ресурсов предприятия (в том числе зарплаты и компенсаций).
В феврале-марте 2024 года Школой управления СКОЛКОВО было проведено исследование с целью определить текущие бизнес-приоритеты в компаниях и задачи в отношении сотрудников. [Скачать полную версию отчёта в PDF]
- Повышение эффективности сотрудников – главный приоритет в отношении персонала компаний, согласно исследованию Сколково.
Да, личная эффективность – это составная часть операционной эффективности вообще, но не только. В целом речь о том, чтобы создавать больше ценности за то же время:
С точки зрения процесса работы:
- применять инструменты, чтобы было быстрее и легче
- делегировать задачи (если речь идёт о руководителях)
- автоматизировать рутинные процессы
С точки зрения самого человека:
- создавать эргономичные рабочие места
- соблюдать режим труда и отдыха (в широком смысле wellbeing)
- вовлекать сотрудников в интересные задачи
Как зарплата влияет на эффективность сотрудника
Эффективность сотрудника повышается, если текущая зарплата ниже рынка за такую работу.
Тут речь о том, что цена труда должна быть не меньше ценности труда, иначе неудовлетворённость компенсацией приводит к выгоранию, и, как следствие, к снижению вовлечённости и эффективности.
- Было: «ой, как платите, так и работаю…»
- Стало: «у меня достойная зарплата»
Эффективность сотрудника не меняется, если зарплата медианная по рынку и особых оснований к её повышению нет.
Например, ежегодная индексация заработных плат не приводит к увеличению эффективности, для персонала это как данность.
Эффективность сотрудника снижается, если затраты на труд растут, а производительность труда нет.
Если эффективность сотрудника – это отношение добавленной стоимости, которую он производит, ко всем затратам на труд, то просто давать ему больше денег приводит к снижению операционной эффективности бизнеса.
- Другими словами, потратили больше, заработали столько же!
Выводы
- Рассматривать вопрос эффективности сотрудника необходимо в контексте конкретной ситуации: что на рынке, какая компания и какая там культура. Каждый случай имеет свои особенности и единого «рецепта» правильного решения нет.
- Держим в голове формулу Герцберга: гигиенические факторы (а зарплата именно в них) не мотивируют людей работать лучше, НО их отсутствие гарантировано демотивирует.
- Если рост заработной платы опережает рост производительности труда, то в перспективе это может (и будет) приводить к негативным последствиям для бизнеса, в том числе и его закрытию.
- Люди разные, у каждого свои доминирующие факторы мотивации. Кроме денег, на эффективность сотрудников влияют и многое другое [об этом в следующем посте]
Как постоянный контроль и, в частности, видеонаблюдение влияет на эффективность сотрудника
Эффективность сотрудника повышается, если речь идёт о низкоквалифицированном/ неквалифицированном сотруднике.
Есть категория людей (это ни хорошо, ни плохо – просто факт), у которых нет особой внутренней мотивации на работу. Делать они могут очень мало, и работа для них – это просто способ заработать денег на жизнь.
Мне кажется, я таких даже встречал. Это те, кто гордится, если смог обмануть начальника, где-то что-то сделать плохо и выйти сухим из воды.
Эффективность сотрудника не меняется, если речь идёт о видеонаблюдении не с целью контроля работы человека.
Например, видеонаблюдение в ВБ, где при приёмке товара появляется сообщение «проверьте товары под камерой».
Или, например, видеонаблюдение с целью обеспечения безопасности территории и самого сотрудника.
В этом случае наблюдение косвенно может даже повышать эффективность (безопаснее – спокойнее – ниже тревожность – выше эффективность)
Эффективность сотрудника снижается, если речь идёт о специалистах, работу которых контролят в режиме реального времени.
ВАЖНО! Сначала будет временное повышение эффективности, а потом – снижение.
Работа под наблюдением, прессингом – это тяжело эмоционально, и это выматывает и приводит к выгоранию. А выгорание ещё никому не помогло повысить личную эффективность.
В этом случае можно говорить о наблюдении как о микроменеджменте.
Выводы
- Рассматривать вопрос эффективности сотрудника необходимо в контексте конкретной ситуации: что за сотрудники, какой у них формат работы, где они находятся, какие особенности конкретных бизнес-процессов, в которых он задействован.
- Люди разные, у каждого свои доминирующие факторы мотивации. Кому-то окей, что его микроменеджерят и следят за каждым шагом, а кому-то совсем не окей!
Моё мнение (если кому-то интересно): я за работу на доверии. Я не готов тратить своё время на контроль. А главное – не готов переводить фокус внимания на такие неважные для меня вещи как постоянный контроль и наблюдение. Дороже выйдет!
Возможно, поэтому, не работал в таких бизнесах, где надо контролить людей. И научился создавать команды, которые работают автономно, а контроль по ключевым показателям и отклонениям от них – раз в неделю!
Что влияет на эффективность сотрудника?
Простыми словами, эффективность сотрудника – это
- сделать больше,
- соответствующего качества
- за меньшее время
- с использованием меньшего количества ресурсов.
Внешние факторы эффективности
- Бизнес-процессы: если сотрудник исполняет оптимизированный процесс, то и сам он будет эффективнее
- Регламенты и стандарты: если есть возможность исполнять типовые процедуры, а не придумывать каждый раз заново, то это добавляет эффективности
- Ресурсы: если есть время и необходимые инструменты, то сотрудник будет эффективнее (явно закручивать шурупы быстрее и легче шуруповёртом, нежели ручной отвёрткой)
- Система вознаграждений: если система мотивации понятна и сотрудник с ней согласен, то больше шансов на высокую эффективность
- Атмосфера в компании (в широком смысле – корпоративная культура): если сотруднику комфортно в коллективе, то ему будет приятнее находиться на рабочем месте, что повышает его эффективность
- Стиль руководства: если руководитель понятно ставит задачи, даёт обратную связь, поддерживает инициативы и так далее, то сотрудник будет более эффективен
Внутренние факторы эффективности
- Компетенции сотрудника: чем больше знаний и навыков для решения бизнес-задач есть у сотрудника, тем больше эффективность
- Личные качества (в широком смысле – мягкие навыки): если сотрудник, допустим, способен договариваться, то многие задачи он будет решать быстрее и это даст ему прирост эффективности
- Соблюдение баланса труда и отдыха (в широком смысле –wellbeing): отдохнувший и незастрессовынный сотрудник будет лучше справляться со своей работой
- Внутренняя мотивация: если сотруднику не всё равно на то, что он делает, если он горит своим делом, то он будет прилагать больше усилий и это повысит его эффективность
Как повысить эффективность работника [пример из практики]
Работая в Федеральном центре компетенций менеджером по управлению изменениями, я принял участие в 43 проектах повышения производительности труда.
Да, все проекты – это про повышение эффективности и процессов, и отдельно взятых сотрудников, то есть больше производить с наименьшими затратами.
Пример из практики
- Клиент: компания, которая изготавливает железобетонные изделия.
- Проблема: нехватка персонала, приходится работать в выходные, но план всё равно выполняется не всегда, люди не успевают восстановиться (а работа, кстати, очень тяжёлая)
Описывать весь проект не буду, там много решений было применено, расскажу, как повысили эффективность бригад.
- Анализ: было установлено, что формы для ЖБИ собираются вручную, и болты закручиваются тоже в ручную. В результате:
- работа в выходные, чтобы успевать выполнить план,
- выработка снижалась к концу смены, банально из-за физической усталости,
- были ситуации, когда болты были затянуты недостаточно, из форм протекал раствор, приходилось потом дополнительно обрабатывать
- Решение: закупить пневматические шуруповёрты и крутить болты ими, а не руками.
Результат:
- бригады удалось сократить на 1 человека (никого не сокращали, потому что нехватка людей на предприятии),
- выработка к концу дня стала снижаться незначительно,
- брак по плохо закрученным формам исчез,
- самое ценное – один выходной в месяц стал выходным, а не рабочим
Разве не очевидно, что надо крутить болты не руками?
Не-а, не очевидно. 😵💫
- Когда вы десятилетиями работаете, делаете изо дня в день одно и тоже, город маленький и далеко от центра… то часто бывает сложно представить, что может быть по-другому.
- К тому же, в стандартах, написанных ещё в 80е годы, прописано «крутить руками при помощи таких-то и таких-то ключей»
- И даже такое «очевидное» решение пришлось «продавать» и отделу Системы менеджмента качества, и руководителям (это ж затраты – закупить новое оборудование), и даже самим сотрудникам, которые «привыкли, всю жизнь так делали»
Но с последним пунктом 👆 легко справляется управление изменениями, не сразу, но со всеми согласовали: руководители выделили бюджет, закупщики проанализировали и закупили оптимальный вариант по соотношению цена/качество, СМК внесли изменение в стандарт, а люди согласились попробовать.
- Да, на развитие навыка и автоматизма ушло какое-то время – это нормально.
Но результат получили все: компания повышение операционной эффективности, сотрудники дополнительный нерабочий выходной и просто облегчили труд!
Как повысить эффективность руководителя [пример из практики]
В рамках самоокупаемой Программы обучения руководителей – эффективные совещания это просто база, без которой руководителю никуда.
В этом году завершили с партнёром ещё один проект в крупной компании. Проведение эффективных совещаний тоже тренировали с участниками.
Пример из практики
Разберём пример одного из руководителей (СЕО-2)
Проблемы:
- 4 совещания в день, которые длятся более часа (всего более 4х часов)
- 50% поручений и задач «забываются» сотрудниками – задачи бизнеса не решаются
- почти каждый день приходится задерживаться на работе, чтобы завершить текущие дела
Решение (типовое):
- Провели тренинг по проведению совещаний
- Каждый руководитель потренировался в написании регламента для совещания в своём подразделении
- Руководители получили обратную связь по регламенту (при необходимости в индивидуальном формате)
- Начали тренироваться каждый день проводить совещания по новому регламенту, оценивая эффективность каждый день
И вот на СЕО-2, на примере которого рассматриваем кейс,
- создал для себя регламенты совещаний,
- мы обсудили и доработали регламент,
- начал проводить совещания по регламенту,
- начал отслеживать только отклонения по ключевым параметрам эффективности,
- начал вести протокол совещания под роспись,
- начал задачи ставить в формулировках результата
- регулярно оценивал результат проведения совещаний
Результат (одного из руководителей):
- Время совещания сократилось в 2 раза до 30 минут
- 2 часа – время, которое руководитель экономит ежедневно
- 90% – поручений выполняются в полном объеме и в срок (было: половину поручений сотрудники сливали, про них просто забывалось, стало: все поручения и задачи зафиксированы, по ним ведётся статистика)
- задержки на работе стали периодические, а не систематические
Эффективные совещания – это простой инструмент, который даёт быстрый. ощутимый результат.
Если считать 2 часа сэкономленного времени от 8 часового дня, то повышение эффективности на 25% – пушка-бомба!
Эффективные совещания – ключевой фактор эффективности руководителя и предпринимателя
Руководитель – тоже сотрудник компании, и его эффективность можно и нужно повышать.
Одним из ключевых факторов высокой эффективности руководителя – это проведение эффективных совещаний.
- Эффективность совещаний будем оценивать как максимальное количество принятых точных решений за минимальное количество времени.
То есть совещание эффективно, когда
- проходит быстро (без многочасовых споров и разговоров ни о чём)
- на нём представлены максимум необходимой информации
- высказаны все важные мнения
- решения приняты по отклонениям
- решения зафиксированы
Внедрение эффективных совещаний в культуру и процессы компании – это искусство. Искусство под названием управление изменениями.
Да, да, да… Как и любой инструмент, который внедряется, просто так с наскоку не внедрить!
Нужно и боли найти, и «продать» идею повышения личной эффективности, и научить, а главное – помочь каждому руководителю закрепить навык проведения эффективных совещаний как ежедневная привычка.
Хотите проанализировать свои совещания?
Да, это упрощённая версия чек-листа, и при этом её вполне достаточно, чтобы провести быстрый анализ совещаний, которые вы проводите или в которых участвуете!
Сомневаетесь с выбором формата?
Я помогу с выбором!
Под каждую Вашу ситуацию или запрос я подберу максимально эффективный формат работы, который будет учитывать бюджет, время и целевой результат.
Мы можем встретиться онлайн для обсуждения ситуации. Это бесплатно и ни к чему Вас не обязывает.