Проект по улучшениям. Пример из практики.

«Оптимизация процессов управления складом ТМЦ объекта строительства»

  • Клиент: строительная компания
  • Строительная компания, которая осуществляет полный цикл услуг по проектированию, строительству и инженерному оснащению объектов коммерческой недвижимости.
  • Выручка в 2023 году – более 50 млрд. руб.
  • Регионы присутствия: Россия (Москва, Санкт-Петербург, Западная Сибирь), Ближнее и Дальнее зарубежье
  • Численность – 5 000 сотрудников

Проект по улучшениям реализовывался в рамках комплексной самоокупаемой Программы развития управленческих навыков руководителей (СЕО-2) в качестве в аттестационной работы.

Описание проекта по улучшениям

Проблемы, которые решали:

  • Отсутствие информации о фактическом наличии ТМЦ на складах и пригодности их для работы, из-за отсутствия системы оперативного контроля остатков, сроков годности и условий хранения на складе ТМЦ
  • Разные склады у разных отделов и направлений, что приводит к увеличение ФОТ и дисбалансу в остатках (где-то дефицит расходных материалов, где-то профицит)

Проблемы, которые выявили в процессе анализа:

  • Отсутствие персональной ответственности за заказ ТМЦ на склад, что приводит к ошибкам в заказах ТМЦ (заказы могли делать разные сотрудники разных отделов, заказы дублировались)
  • На складах выявили невостребованные, просроченные и испорченные ТМЦ на на сумму 10% от стоимости объекта

Ключевые действия:

  • Введена штатная единица для анализа и закупки ТМЦ на слад
  • Создана автоматическая процедура информирования всех заинтересованных лиц о том, что ТМЦ на складе находится без движения 3 месяца для оперативного контроля и принятия решения: возврат, продажа, реализация, списание.
  • Все склады объединены в один склад
  • Определён неснижаемый остаток по расходным материалам и автоматический заказ.
  • Прописана процедура выдачи расходников в «отдельном» окне и назначены ответственные за получение расходников и инструмента
  • Выделена отдельная площадь для склада подрядчиков
  • Разработаны и собраны наборы инструментов под конкретные должности/задачи в виде чемоданчиков на колёсах, тележек для ускорения перемещения работников и комплектации смены

Ключевые результаты:

  • Сократили складские площади для хранения ТМЦ за счёт объединения, оптимизации номенклатуры расходников, распродажи невостребованных ТМЦ и списания просроченных и испортившихся ТМЦ
  • 50% невостребованных ТМЦ удалось вернуть поставщику или распродать и вернуть деньги в оборот
  • Сократили время выдачи ТМЦ и расходников на 50-70% за счёт разделения потоков ТМЦ/Расходники, сокращения площади склада, унификации наборов инструмента
  • Повысили выработку на 10-15% за счёт сокращения простоев на ожидание ТМЦ и расходников
  • Снизили риски убытков от просроченных и испорченных ТМЦ за счёт внедрения системы контроля закупки (ожидаемая экономия 30% от среднегодовой закупки)

Инструменты, которые использовали в проекте

Инструменты производственной системы:

  • Карта потока создания ценности (описание всего процесса запуска)
  • Фотография рабочего дня и её анализ
  • Методика решения проблем (диаграмма Ишикавы, 5 Почему)
  • Матрица ролей и ответственности
  • Стандарты операционных процедур
  • 5 S на рабочих местах

Регулярный менеджмент

  • Эффективные совещания (по проекту)
  • Работа по отклонениям

Управление изменениями

  • Регулярные коммуникации с коллегами из соседних подразделений о целях и задачах проекта по улучшениям («продажа» проекта коллегам и руководителям)
  • Работа со стейкхолдерами и с возражениями с использованием индивидуальных индивидуальных встреч и групповых обсуждений
  • Работа с возражениями сотрудников в формате группового обсуждения
  • Обучение сотрудников новым операционным процедурам

Ключевые факторы успеха проекта по улучшениям

  • Лидеры проекта честно разобрались в процессе складирования и признали наличие в нём проблем
  • Лидеры проекта собрали команду проекта из неравнодушных сотрудников и коллег, вовлекли их в проект через регулярные коммуникации и индивидуальную мотивацию
  • Лидеры проекта освоили базовые инструменты управления изменениями и применили их на своём проекте
  • Тренеры-эксперты оказали поддержку: разбор конкретных ситуаций с проектом и вовлечением людей

Получить консультацию по Программе