Проект по улучшениям. Пример из практики.
«Оптимизация процессов управления складом ТМЦ объекта строительства»
- Клиент: строительная компания
- Строительная компания, которая осуществляет полный цикл услуг по проектированию, строительству и инженерному оснащению объектов коммерческой недвижимости.
- Выручка в 2023 году – более 50 млрд. руб.
- Регионы присутствия: Россия (Москва, Санкт-Петербург, Западная Сибирь), Ближнее и Дальнее зарубежье
- Численность – 5 000 сотрудников
Проект по улучшениям реализовывался в рамках комплексной самоокупаемой Программы развития управленческих навыков руководителей (СЕО-2) в качестве в аттестационной работы.
Описание проекта по улучшениям
Проблемы, которые решали:
- Отсутствие информации о фактическом наличии ТМЦ на складах и пригодности их для работы, из-за отсутствия системы оперативного контроля остатков, сроков годности и условий хранения на складе ТМЦ
- Разные склады у разных отделов и направлений, что приводит к увеличение ФОТ и дисбалансу в остатках (где-то дефицит расходных материалов, где-то профицит)
Проблемы, которые выявили в процессе анализа:
- Отсутствие персональной ответственности за заказ ТМЦ на склад, что приводит к ошибкам в заказах ТМЦ (заказы могли делать разные сотрудники разных отделов, заказы дублировались)
- На складах выявили невостребованные, просроченные и испорченные ТМЦ на на сумму 10% от стоимости объекта
Инструменты, которые использовали в проекте
Инструменты производственной системы:
- Карта потока создания ценности (описание всего процесса запуска)
- Фотография рабочего дня и её анализ
- Методика решения проблем (диаграмма Ишикавы, 5 Почему)
- Матрица ролей и ответственности
- Стандарты операционных процедур
- 5 S на рабочих местах
Регулярный менеджмент
- Эффективные совещания (по проекту)
- Работа по отклонениям
Управление изменениями
- Регулярные коммуникации с коллегами из соседних подразделений о целях и задачах проекта по улучшениям («продажа» проекта коллегам и руководителям)
- Работа со стейкхолдерами и с возражениями с использованием индивидуальных индивидуальных встреч и групповых обсуждений
- Работа с возражениями сотрудников в формате группового обсуждения
- Обучение сотрудников новым операционным процедурам
Ключевые факторы успеха проекта по улучшениям
- Лидеры проекта честно разобрались в процессе складирования и признали наличие в нём проблем
- Лидеры проекта собрали команду проекта из неравнодушных сотрудников и коллег, вовлекли их в проект через регулярные коммуникации и индивидуальную мотивацию
- Лидеры проекта освоили базовые инструменты управления изменениями и применили их на своём проекте
- Тренеры-эксперты оказали поддержку: разбор конкретных ситуаций с проектом и вовлечением людей